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Gestion électronique des documents

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Gestion électronique des documents

Écrit par les experts Ooreka

Tout comme les archives papier, les archives numériques sont soumises à des réglementations strictes afin de garantir leur authenticité et leur sécurité.

Le stockage numérique comprend divers aspects, dont la gestion électronique des documents, le stockage en ligne, le disque de stockage et l'archivage mail.

Gestion électronique des documents : avantages

Gestion électronique des documents

Les nouvelles technologies aujourd'hui à la disposition des entreprises permettent une gestion électronique des documents destinés à l'archivage.

L'archivage numérique favorise :

  • le gain de place, et donc d'argent, pour l'entreprise ;
  • l'optimisation de la bonne conservation des données sur le long terme ;
  • l'accès à distance aux archives.

Gestion électronique des documents : inconvénients

La gestion électronique des documents d'archive ne possède pas que des avantages. En effet, les personnes qui souhaitent consulter les archives doivent savoir utiliser un ordinateur, mais aussi les logiciels d'archivage.

De plus, les archives papier déjà existantes doivent être dématérialisées et minutieusement détruites ou conservées.

Zoom sur la dématérialisation des archives

La dématérialisation de documents d'archive est le changement de support de ces derniers. Le papier est remplacé par un support électronique, tel que :

Bien choisir le support de gestion électronique

Le choix du support de stockage numérique dépend de l'utilisation des archives :

  • volume de documents à stocker ;
  • fréquence d'utilisation et de consultation des documents ;
  • la politique de sécurité de l'entreprise.

Bon à savoir : les supports de stockage numérique sont nombreux et en perpétuelle évolution.


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