Archivage conservation

Écrit par les experts Ooreka

La durée de conservation d'une archive dépend des données qu'elle contient.

Le système d'archivage et de conservation des archives doit être suffisamment efficace pour assurer la préservation des données jusqu'à la fin du cycle de l'information.

Archivage : conservation selon les données

La durée de conservation peut être de quelques jours ou de plusieurs années, en fonction des données qu'elle contient.

La durée de stockage des données est déterminée en fonction de :

  • la réglementation des textes ;
  • la législation en matière de contentieux ;
  • l'utilisation ou la réutilisation des données.

Durées de conservation des archives par thème

Voici un tableau complet qui indique la durée de conservation des documents qu'une entreprise est susceptible d'avoir.

Types de documents Archivage conservation Archive
Documents sociaux :
  • Registres.
  • Rapports.
  • Bilans.
  • Procès verbaux.
  • Conservation à vie.
  • Dans le cas où une entreprise cesse son activité, les documents sociaux doivent être conservés 30 ans après la cessation d'activité.
Originale
Documents comptables :
  • Comptes, journaux.
  • Contrats, bulletins.
  • Factures, avoirs, bons de commande.
  • Documents TVA.
  • Documents bancaires.
Conservation : 10 ans Originale
Documents commerciaux :
  • Contrats.
  • Accords.
  • Commandes.
  • Documents relatifs aux marchés publics.
Conservation : 30 ans Originale ou reproduction (hors documents officiels)
Documents concernant le personnel :
  • Livres de paie, bulletins, certificat.
  • Documents fiscaux.
  • Documents relatifs aux accidents du travail.
  • Conservation à vie.
  • Dans le cas où une entreprise cesse son activité, les documents sociaux doivent être conservés 30 ans après la cessation d'activité.
Originale ou reproduction (hors documents officiels)

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